Šéfka agentury Kindred Pavla Nýdrle pro Forbes.cz popisuje, jaké to je, pracovat z domova v případě kreativního byznysu.
Říká se, že ryba smrdí od hlavy. A tohle pořekadlo platí i v případě firemních inovací – pokud management společnosti sám na sobě nezkouší technologické vychytávky, inovace se nemohou stát firemním standardem.
Na druhou stranu sama na sobě vidím, že nemohu stíhat v jedné chvíli monitorovat ekonomické trendy, sledovat byznys našich klientů a zároveň naplno zkoušet poslední vychytávky online komunikace. Proto je nezbytné, aby těch, kteří chtějí posouvat nejen sebe, ale i firmu, byl v podniku dostatek. Právě díky lidem, kteří se nespokojí s tím, dělat věci postaru, firma nestagnuje a může se vyrovnat s takovou situací, jako je koronavirus.
Poslední týdny se proto ukázaly být ideální příležitostí zjistit, jak jako firma fungujeme a zda může být práce z domova efektivní a přinášet agentuře nějaká pozitiva.
Práce v Kindredu se točí okolo dat a digitálních technologií. Přesunout všechny týmy z ničeho nic na home office proto nebyl až takový problém. Kdo chtěl, převezl si monitor a další příslušenství. Ano, místy byla sice pomalejší VPN, ale vlastně mě až překvapilo, jak lehce jsme se z osobních schůzek v zasedačkách přesunuli do svých domovů.
Věkový průměr u nás není vysoký a vzhledem k velkému podílu vývojářů a analytiků jsme i před koronavirem byli zvyklí řešit hodně věcí online. Nepřetržitý home office je ale přece jen něco jiného a rychle si na něj zvykli především ti, kteří pracují na dlouhodobých projektech bez nutnosti časté týmové spolupráce. Některým týmům práce z domova dokonce i více vyhovuje, protože mají na svou práci klid – třeba vývojářům nebo specialistům na sociální sítě.
Jako problematické se naopak ukázaly integrované projekty, které jdou napříč týmy. A také klientský servis, výběrová řízení, nábor lidí a různé specifické projekty – třeba strategické firemní workshopy. V těchto případech nemožnost sejít se osobně škodí, a proto jsme byli nuceni určité interní projekty odložit na osobní setkání.
V některých případech setkání odložili i sami klienti, což jsme uvítali – vždyť tendry jsou často o osobní prezentaci a není dobré, když se někomu, na klientské i agenturní straně, seká počítač nebo se nepřehraje video. Ale nejvíce vám v tomto případě chybí, že nevidíte reakci ostatních lidí, kterou monitorem zcela nahradit nejde.
Běžné osobní mítinky jsme v Kindredu nahradili využitím nástrojů jako Google Hangouts, Microsoft Teams nebo Zoom. Mimochodem, mobilní aplikace od Googlu a Zoomu mi opravdu vyhovují, jelikož je můžete skvěle využívat i v autě nebo při venčení psa. Google Hangouts oceňuji především proto, že celá naše firma využívá Google Suite. Kvůli koronaviru navíc Google své licence upgradoval na větší počet uživatelů a nabídl i více funkcionalit.
Co se týče online mítinků, musím přiznat, že při čtvrtém callu už začínám být unavená, při pátém ztrácím pozornost a ten šestý raději přesouvám na další den, ač jsem stejný počet osobních mítinků před koronavirem zvládala mnohem snadněji.
Zjistila jsem, že pro efektivní cally je nezbytné mít jasnou agendu dopředu, udělat si důkladnou osobní přípravu a do callů zapojovat méně lidí, což zároveň znamená dát všem více samostatnosti. Ideálním počtem jsou podle mě dva až tři cally denně, jelikož dlouhodobě se vysoké tempo online mítinků udržet nedá.
Z callů v době koronaviru mám ještě jeden zajímavý psychologický poznatek: dříve měli skoro všichni vypnuté kamery. Nepotřebovali jsme se vidět. Ale teď si naopak při hovorech kameru rádi zapínáme, abychom se alespoň na chvíli viděli a měli kromě sluchového vjemu i ten vizuální.
Kromě klasických mítinků vedu v Kindredu každý týden také all staff – krátké celofiremní setkání, kde si řekneme, co se za uplynulý týden podařilo a co nás čeká v nadcházejících dnech. I tento formát bylo potřeba přesunout online.
A tak jsem si zkusila svůj první livestream, a to prostřednictvím živého vysílání do naší firemní facebookové skupiny. Mohla bych samozřejmě pro tyto all stuffy využít zmíněný Zoom, Microsoft Teams nebo jiné nástroje. Ale mně se facebookové řešení zdá vhodné především proto, že když jsme online, většina z nás má Facebook automaticky zapnutý. Sledovat video na Facebooku tak není nic mimořádného, je to „natural platform“.
Účast lidí na all staffech se v online podobě skoro zdvojnásobila a jediné, co jsem ani přes pomoc moderních nástrojů nedokázala vymýtit, je to, že se lidé „courají“ na online mítink úplně stejně jako na ten osobní.
Je to tedy už přes šest týdnů, kdy jsme v Kindredu přešli do režimu práce z domova. Nárůst využívání home officů nicméně očekávám i poté, co se situace vrátí k normálu. Na základě této zkušenosti je jasné, že pozice, které nevyžadují častou kooperaci a koordinaci napříč týmy, mohou takto opravdu fungovat bez negativního dopadu na efektivitu.
Zároveň je ovšem podle mě nutné více posílit roli team leaderů a klást na leadership schopnosti větší nároky. Ve chvíli, kdy chod firmy bude fungovat v online formě, se loajalita a příslušnost k týmu budují ideálně právě přes team leadera. Ruku v ruce s tím bude také v budoucnu nezbytné klást větší důraz na využívání kolaborativních nástrojů.
A ještě jedna oblast nás díky koronaviru posunula hodně dopředu – efektivní sdílení kapacit. I proto, že jsme nyní dočasně zmrazili nábor nových lidí, jsme začali přesněji na týdenní bázi vyhodnocovat kapacity napříč jednotlivými divizemi. V tomto ohledu jsme nyní mnohem efektivnější a věřím, že nám to vydrží i do budoucna.
