Potřebujeme být mozkovnou, ne montovnou. Česko je nemocný muž Evropy. Zaspali jsme v digitalizaci. Taková prohlášení často slýcháme z úst politiků či kapitánů průmyslu. Skoro to vypadá, že status montovny trvá, a ještě asi dlouho trvat bude. Nám ale každodenní praxe ukazuje, že problém může ležet trochu jinde, píše v komentáři Petr Marcin ze společnosti na optimalizaci firemních procesů.
Poslední měsíce vidím na trhu pořád stejný vzorec – po všech stránkách moderní firma má drahé stroje a perfektně zvládnutou výrobu. Firmy se soustředí na digitalizaci hlavních výrobních procesů, ale osmdesát procent prostoru na zlepšení efektivity firmy leží v digitalizaci podpůrných procesů. A paradoxně to také osmdesát procent firem vůbec neřeší.
Když se sečte neefektivita v předávání informací a spolupráci napříč odděleními, vznikne z toho trestuhodné plýtvání časem a schopnostmi zaměstnanců.
Firmy si často myslí, že jejich problém s přetížením lidí vyřeší další software.
V čem je tedy ta hlavní překážka? Zaměstnanci jsou zavaleni operativou, nemají čas na inovace. Čili pro samou práci se nemají čas zamyslet nad tím, jak to dělat lépe. Ale to neznamená, že žádné problémy nevidí, právě naopak. Často ale nedokážou lepší postup sami navrhnout.
Netechnické týmy jako project management, marketing, HR či finance potřebují lepší způsoby, jak úzce spolupracovat napříč firmou a posilovat vzájemnou spolupráci. Mnohdy k tomu lze jednoduše využít stávající softwarové nástroje.
Moc práce, málo inovací
Představte si firmu, která na první pohled funguje skvěle, má zakázky, má odbyt. Výroba jede na plné obrátky. Nedostatek kapacit se řeší tím, že se zkrátka pracuje víc. Vzniká tlak na výkon. Lidé mají před sebou balík požadavků a intuitivně řeší ty nejnaléhavější, aby vykázali práci a byli krytí, bez ohledu na reálný přínos.
Vedení si často neuvědomuje, že lidé fungují takto přirozeně – reagují na nastavenou pracovní kulturu, která pohlíží na jejich práci skrze výkonové tabulky a odbavené položky. Tito lidé pak nemají motivaci iniciovat změnu nebo zlepšení, když se na ně kouká skrze výkon, nikoli skrze přínos. Oni pak dál tlačí hranaté kolo.
Firmy si často myslí, že jejich problém s přetížením lidí vyřeší další software a chtějí jej v první řadě správně nastavit, nebo rovnou nahradit. Ve skutečnosti bývá potíž v procesu, potažmo ve firemní kultuře. Správné propojení firemní kultury, procesů a softwaru je klíčové pro digitální transformaci. Je to trojúhelník, jehož tři vrcholy musejí být správně vyvážené.
Ve firmách, se kterými spolupracujeme, se při implementacích velmi rychle dostáváme od nástrojů a nastavených procesů právě k firemní kultuře a snažíme se společně najít vhodnou cestu ke změně.
Cílem je, aby lidé nenosili úkoly a informace v hlavě či v diáři, ale naopak je transparentně sdíleli napříč firmou. Tím pádem mohou ušetřit čas, nedělat duplikované a repetitivní činnosti. Lidé chtějí dělat věci, které je baví, dávají smysl a mají vysokou přidanou hodnotu pro firmu.
Proto je ale třeba zajistit, aby všichni kolegové znali priority a nebyli zahlcení operativními úkoly, které v konečném důsledku nic nepřinášejí.
Příklad z praxe
Typickým příkladem nevhodně nastavené digitalizace může být příběh jedné firmy z oboru výroby stavebních materiálů. Ta se potýkala s častým pozdním plněním termínů a překračováním rozpočtů u projektů.
Hlavním problémem byl nejednotný kanál pro přijímání zakázek a systém předávání informací a dokumentů při jejich realizaci. Firma byla proto klienty vnímána jako pomalá a drahá.
Ve firmě nefungoval jeden z procesů v realizaci, nebyl prostor a motivace pro inovace. Lidé navíc neznali své poslání a účel, panovaly nefunkční vztahy mezi týmy a absence metrik úspěchu.
Pro zjednodušení jsme začali pracovat na odstranění nejpalčivějšího problému, což byly pozdní a drahé projekty. Příčinou bylo přijímání projektů s nereálným termínem a rozpočtem, ale také dlouhodobé přetížení klíčových lidí v realizaci.
Firmy si často neuvědomují, že s digitální transformací souvisí nutně i kulturní transformace a změna přemýšlení o smysluplné spolupráci. Podstata digitalizace nespočívá pouze ve využití softwaru, ale především ve změně přemýšlení o spolupráci a komunikaci lidí.
Jsem přesvědčený, že hlavním problémem českých firem při digitální transformaci není nedostatečné využívání softwaru, ale jejich mindset.
Zamyslete se, jestli všichni ve vaší firmě chápou, jaké jsou vaše společné cíle (firemní i týmové), a jestli je naplňujete správně zvolenými aktivitami. Jestli jednotlivé týmy pracují na úkolech, které vedou k naplnění společných cílů, a nejsou zahlcení operativou.
Zajímejte se o to, co vaše lidi brzdí v práci, jestli znají priority a mají čas se jim věnovat. Budujte transparentnost a zajistěte, aby lidé měli jednoduchý a rychlý přístup k informacím. Hlídejte, že týmy táhnou za jeden provaz a výstupy jejich činností směřují stejným směrem.
Jakmile začnete plnit tyto domácí úkoly, jste na správné cestě k zahájení skutečné digitální transformace.
