„Mnoho firem nasazuje AI na rozbité procesy,“ upozorňuje Jan Straka mladší, zakladatel Worki Design. Sedmadvacetiletý podnikatel, který stojí za multimediální produkcí Pixbo, pomáhá z kanceláře v pražských Holešovicích firmám nastavovat efektivnější způsob práce – takový, který přináší milionové úspory a připravuje je na éru AI.
Další hodinová porada, která by se dala vyřešit jedním e-mailem? Ztrácíte se v notifikacích všemožných aplikací? Nestíháte sledovat, jak se posouvají projekty? Trávíte hodiny hledáním informací v e-mailech, chatech a tabulkách? Pak patříte mezi firmy, co uvízly v pasti „práce pro práci“ – kvůli nefunkčnímu systému řízení práce. A nejste v tom sami.
„S čím se ve firmách často setkáváme? Že chybí přehled o tom, kdo na čem dělá a kam se tým posouvá. Když nefunguje komunikace a role nejsou jasně rozdělené, vzniká zmatek, projekty se natahují a ztrácí se motivace,“ říká Jan Straka mladší ze společnosti Worki Design, která se specializuje právě na nastavení work managementu s pomocí globální aplikace Asana.
Tu dnes využívá osmdesát procent společností z přehledu Fortune 100 – od Amazonu a Spotify po Zoom, v Česku třeba Alza nebo Shoptet.
Jeho slova potvrzují také studie Asany s devíti tisíci respondenty po celém světě. Podle nich zaměstnanci tráví 53 procent času „prací pro práci“ – koordinací, která by šla automatizovat. Se sledováním postupu práce a termínů bojuje 64 procent lidí a více jak osmdesát procent si stěžuje na pomalé procesy schvalování, kontroly a vzájemného předávání úkolů.
Mnoho firem tento problém řeší s pomocí nástrojů pro řízení jednotlivých úkolů nebo projektů. Jenže když mezi sebou nejsou propojené, problém to spíše násobí. I podle průzkumu Asany se až devět z deseti zaměstnanců cítí přetíženo množstvím aplikací, jež musejí používat.
Řešení nenabízejí ani tolik populární AI agenti, kteří by s jednotlivými projekty měli pomoci. „Když se technologie integruje do nefunkčního systému, zrychlí se jen chaos,“ nastiňuje Straka zkušenosti z českých podniků, které stavějí AI na „rozviklaných základech“ a tím podle něj místo úspor času získávají další vrstvu komplikací a nedokončených úkolů.
Musí být jasno
„První, s čím firmy musejí začít, je opravit ‚rozbitý systém práce‘,“ jak říká Jan Straka, který se svým otcem vede holding RASG. Rodinný byznys, do něhož dnes spadá vedle Worki Design i multimediální studio Pixbo, společnost Brand Moments nebo RASG Digital s vlastním IT vývojem doplňujících řešení pro lepší work management, si prošel s pomocí Asany podobným příběhem.
Jak systém nastavit, ukazuje Straka přes takzvanou pyramidu jasnosti. Ta propojuje každodenní práci s dlouhodobou vizí organizace. Na jejím vrcholu stojí poslání firmy – tedy proč vůbec existuje a jaký má smysl. Na něj navazují konkrétní měřitelné cíle, které se dále rozpracovávají do portfolií projektů.
V portfoliích se sdružují jednotlivé iniciativy a úkoly zaměstnanců tak, aby všechno směřovalo ke společnému výsledku. Výsledkem je systém, který dává každému v týmu jasný přehled, jak jeho práce přispívá k celkovému směru firmy.
„V systému Asany pak management vidí, kam směřuje výkon, týmy vědí, kdo na čem dělá, a jednotlivci chápou, jak jejich práce zapadá do celku,“ vysvětluje Straka výhody správně nastaveného systému práce. „Řešíme i nedostatky programů zaměřených jen na úkoly nebo projekty, které mezi sebou nekomunikují,“ dodává.
Milionové úspory
Podle Straky může zlepšení efektivity vést ke zvýšení produktivity o třicet procent. Každá firma si to může spočítat za sebe. „Vezměte si, že vaši lidé tráví každý den koordinačními poradami půl hodiny. Nezdá se to moc, pro padesát zaměstnanců to ale ve výsledku představuje 25 ‚člověkohodin‘ denně, pět set hodin měsíčně, a tak dále. Vynásobte si to průměrnou hodinovou mzdou a vyjde vám částka, jakou ušetříte. Pokud je průměrná sazba tři sta korun, bavíme se o částce přesahující 1,5 milionu ročně,“ vypočítává.
Jako příklad dává i ekologický e-shop, se kterým spolupracuje. „I díky zavedení efektivnějšího řízení práce přes Asanu cílí na zvýšení ročních tržeb ze třiceti na padesát milionů korun během jednoho roku,“ říká Straka, jehož Worki pracuje s vyššími desítkami značek, mezi které se počítají nově i Form Factory, Sportisimo nebo 4camping.
Vlastní zkušenost
Produktivitě práce se Strakovi věnují přes 15 let. „Poprvé jsme Asanu zaváděli už v roce 2014 a naše podnikání v ní aktivně řídíme už přes šest let. Známe ten produkt skrz naskrz a díky spojení našich zkušeností z byznysu tak přinášíme firmám pohled byznys partnera, který zná jejich bolesti,“ ohlíží se Straka za historií rodinného podniku.
Letité zkušenosti podle něj značce Worki Design rychle vynesly pozici Asana Solutions Partnera číslo jedna pro český trh. Zároveň je jeho společnost součástí sítě partnerů z Ameriky, Kanady, Německa, Francie, Nizozemska či Itálie. Díky čemuž českým klientům zprostředkovává i zkušenosti ze zahraničí.
Jan Straka mladší
„Chceme přinést pro české firmy cenné insighty a inspiraci ze zahraničí, od top hráčů ve svých oborech, jako je Spotify nebo Zoom. Jsme pravidelně v kontaktu se členy širšího boardu Asany, a tak data z celosvětových průzkumů, Asana Work Innovation Labu a od jejich top Partnerů ze Spojených států máme ‚na stříbrném podnosu‘. Včetně pohledu na budoucnost CEO Asany Dana Rogerse. Pravidelně se společně bavíme i o zapojení AI nástrojů a agentů do správně nastaveného systému práce a procesů, kde se skrývá chtěná produktivita, výkon a zřetelnost v prioritách, napříč celou firemní strukturou. To zároveň umožňuje podnikům se připravit na ,AI first‘ éru,“ říká Straka.
Asana třeba spustila nové takzvané AI Teammates – vlastní AI agenty, kteří fungují podobně jako člověk. Nejde o pouhé 1 : 1 chatboty, ale reálné virtuální spolupracovníky, se kterými můžete interagovat, přiřadit jim práci, zahrnout je do procesů a workflows.
„Z hlediska agentic AI jde o to mít AI agenty v prostředí, kde jste zvyklí pracovat, a očekávat od nich interakce a výstupy úplně stejně, jako očekáváte od kolegů.“ Jak ale Straka zdůrazňuje, nejde jen o to „nasadit AI“.
„Šroubovat AI na nefunkční systém nelze. Potřebujete pro to mít strukturu dat a jasnou strategii. Potřebujete objevit, kde jsou vaše slabá místa, a potřebujete někoho, kdo vás procesem transformace provede. Proto při spolupráci s klienty často dialog začínáme cílenou analýzou systému jejich práce, abychom tato místa odhalili,“ vysvětluje Jan Straka.
„Poté následuje strategický návrh a design změn ve fungování, které přinesou chtěné výsledky a stabilní základ firmy připravené na budoucnost. A až poté přichází otázka AI – jak k jejímu zakomponování do systému práce přistoupit tak, aby to mělo smysl,“ dodává.
Pro budoucí generace
Součástí služeb Worki Design je i vzdělávání. Díky propojení s Pixbem firma pro klienty vytváří vedle podcastů i online kurzy , micro-learning či návrhy interní a externí komunikace. Pro klienty tak tvoří v podstatě na míru jejich firemní univerzitu.
„Firmy připravujeme na AI éru bez ohledu na obor – od e-commerce přes výrobní podniky, digitální agentury nebo třeba developery,“ říká Straka. Jeho služby využívají i společnosti ze sítě partnerů Asany v Torontu či Texasu.
Do budoucna chce Worki Design fungovat jako strategický partner pro střední a velké firmy, které chtějí propojit efektivitu, technologie a lidský přístup. Straka chce firmám ukazovat, jak můžou v éře AI agentů škálovat produktivitu a zlepšovat výsledky. „Dokážeme pomoci na úrovni byznysu, komunikace, edukace i změny mindsetu,“ zdůrazňuje.
„Nová generace, která vyrostla s AI, už brzy vstoupí na pracovní trh. A nebude mít trpělivost s firmami, které se zasekly v zastaralých procesech,“ upozorňuje. Jeho oblíbený citát to vystihuje přesně: „Bruslím tam, kde puk bude, ne tam, kde je,“ připomíná slova hokejové legendy Waynea Gretzkého.
