Špatně jste očíslovali stránku, jste vyřazeni. Nedoložili jste kopii nabídky, jste vyřazeni. Zapomněli jste očíslovat přílohy, jste vyřazeni. Podobné absurdity v minulosti stačily k tomu, aby firma definitivně přišla o možnost získat veřejnou zakázku.
Tendr ale nemusí být nutně odstrašující přízrak, když dodržíte několik zásadních pravidel, můžete se díky veřejné zakázce dostat k zajímavému byznysu.
„Dnes je trendem benevolentnější přístup k nedostatkům v nabídkách, i když někteří zadavatelé pořád zkoušejí leccos,“ říká Lenka Zdvíhalová, advokátka a expertka na veřejné zakázky z Advokátní kanceláře Pokorný, Wagner & partneři.
O veřejných zakázkách ví své i Miloš Závora, specialista skupiny Vinci Construction CS na veřejné zakázky, která v Česku staví dálnice, mosty, železniční koridory, vodohospodářské stavby, ale i cyklostezky nebo dětská hřiště. Některé její společnosti a regionální závody největší společnosti Eurovia CS se účastní i pěti stovek tendrů ročně.
Skupina Vinci Construction CS stojí například za šestnáctikilometrovým úsekem dálnice D11 mezi Hradcem Králové a Smiřicemi, podílela se na rekonstrukci Národního muzea v Praze nebo třeba na optimalizaci železniční trati Lysá–Čelákovice a aktuálně čeká na vyhodnocení veřejné zakázky na druhý úsek pražského metra D.
Jak tedy můžete předejít riziku vyloučení ze zadávacího řízení, případně riziku neúspěchu v tendru?
Trh i zákony pod drobnohledem
„V druhé polovině července vstoupí v platnost novela zákona o zadávání veřejných zakázek. V ní je několik na první pohled drobných změn, jejichž důsledky ale mohou být fatální, pokud si jich dodavatel nevšimne včas,“ upozorňuje Lenka Zdvíhalová.
V některých věcech jsou pravidla benevolentnější, v některých přísnější. Jestliže chcete zvýšit pravděpodobnost úspěchu v zadávacím řízení, musíte přesně vědět, jaká úprava aktuálně platí. Měli byste proto pravidelně monitorovat změny legislativy a rozhodovací praxe Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže a správních soudů, která se také často mění.
„Zadavatel bude moci zkrátit lhůtu pro podání námitek na 72 hodin před koncem termínu pro podání nabídek, dříve to bylo až do jeho konce. S původní úpravou většina dodavatelů počítá, lehce se tak může stát, že podají námitku v době, kdy už bude po lhůtě,“ uvádí příklad advokátka.
Zajímejte se o dění na trhu a sledujte projekty, které se připravují, včetně předběžných tržních konzultací. Projekt, který vás zajímá, byste měli znát dřív, než se o něj budete ucházet v tendru. „Díky tomu si můžete dopředu naplánovat kapacity pro přípravu nabídky, abyste se neocitli v časové tísni, až zadavatel zakázku vypíše,“ doplňuje Miloš Závora.
Benevolentnější zadavatelé, méně pečliví dodavatelé
Na jedné straně je nyní trendem benevolentnější přístup zadavatelů, na té druhé menší pečlivost dodavatelů při přípravě nabídek. Řada firem se tak přihlásí do tendru a spoléhá na to, že když se najde nějaká chyba či nedostatek, zadavatel jim to odpustí nebo je požádá o doplnění.
A zadavatel to skutečně udělat může. Může mávnout rukou nad tím, když některý dokument nebude přeložený do češtiny, protože i tak mu rozumí. Může se doptat, když se mu nějaký jiný doklad nebude zdát nebo bude chybět. Není to ale pravidlo.
„Někdy se nedoptá, protože nemusí. Zákon mu dává možnost si vyžádat doplnění či opravu chyby v nabídce, ale v mnoha případech to není povinnost. Může se tak stát, že se nebude chtít zdržovat a kvůli nedostatkům vás ze zadávacího řízení prostě vyloučí,“ potvrzuje Lenka Zdvíhalová.
Napadněte sporné podmínky
Základem úspěchu je proto pečlivá příprava nabídky. Už v této fázi se vyplatí vyhledat profesionální právní podporu a nečekat až na řízení před Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže.
Někdy stačí podat několik žádostí o vyjasnění zadávací dokumentace k tomu, aby zadavatel od nepřiměřených požadavků ustoupil.
Pokud jsou podle vás zadávací podmínky nejasné či dokonce diskriminační, napadněte je hned a nevyčkávejte na vyloučení nebo výběr jiného dodavatele. „Někdy stačí podat několik žádostí o vyjasnění zadávací dokumentace k tomu, aby zadavatel od nepřiměřených požadavků ustoupil,“ podotýká Lenka Zdvíhalová.
„Firmy to ale často nechají být a nenapadnou problematické podmínky včas. Měly by to udělat ještě před koncem lhůty pro podání nabídek, pak už s tím nic moc nenadělají,“ říká zkušená advokátka a dodává: „V zadávacích podmínkách prakticky všech větších veřejných zakázek se dá najít něco, co není úplně košer.“
„Nezapomeňte si podrobně zanalyzovat smlouvu, protože ta vás bude provázet po celou dobu realizace zakázky. Zvažte, zda jsou smluvní podmínky přiměřené, jestli jsou adekvátní smluvní pokuty a do jak velkého rizika se pouštíte,“ doplňuje Miloš Závora.
Výhody a nevýhody sdružení
V případě, kdy si nejste jistí, že splňujete všechny požadavky, můžete se o tendr ucházet v rámci sdružení. „Dochází k tomu často u koncernů. Například když jedna firma z koncernu má lepší reference a druhá zase do tendru více pasuje z hlediska kapacit,“ objasňuje advokátka Zdvíhalová.
Být ve sdružení se vyplatí u složitých zakázek, ve kterých se vyskytuje víc dílčích odborných plnění. Každá společnost ze sdružení se specializuje na něco jiného a jejich zkušenosti se vzájemně prolínají.
„Důvodem, proč se sdružovat, jsou také kapacity. Realizace velkých infrastrukturních projektů vyžaduje obrovské množství pracovníků a strojních a dopravních kapacit, a ty samozřejmě nejsou nekonečné,“ doplňuje Miloš Závora.
S touto formou bývá ale spojena i celá řada rizik – musí se vyřešit, jak se bude dělit odpovědnost, ne každé firmě vyhovuje společná a nerozdílná odpovědnost vůči zadavateli. Zejména v případě sdružení se zahraničními subjekty bývá spolupráce časově náročná, mj. s ohledem na nutnost získání různých dokladů ze zahraničí a zajištění překladů.
„Vyjednat podmínky sdružení bývá složité, proto může být někdy výhodnější řešit tendr poddodavatelsky, kdy se udělá dodavatelský závazek na dílčí část plnění, například když dodavateli chybí jedno ISO nebo jeden kvalifikovaný pracovník,“ vysvětluje expertka na veřejné právo.
Náročnost podávání nabídky v rámci sdružení potvrzuje také Miloš Závora: „Účast zahraničních společností nás neminula například v rámci zadávacího řízení na realizace PPP projektu Dostavba dálnice D4 mezi Příbramí a Pískem. Participace několika zahraničních subjektů vyžaduje velkou pečlivost a je to administrativně náročné. Celý proces ztížily překlady různých dokumentů. Úsilí se ale vyplatilo a realizace stavby je v plném proudu.“
Všímejte si nuancí a specifik
Jestliže se o veřejné zakázky ucházíte opakovaně, můžete si připravit sadu dokumentů, kterou budete používat ve většině zadávacích řízení podobného typu. Práci si můžete ulehčit také tím, že se necháte zapsat do seznamu kvalifikovaných dodavatelů. Výpisem z něj můžete nahradit hned několik dokladů ke kvalifikaci požadovaných v zadávacích řízeních.
Stačí, aby zadavatel přidal jeden specifický požadavek, a vaše původní reference bude nepoužitelná.
Ale nespoléhejte se na to, že jen okopírujete předchozí nabídku, i když už se u jednoho zadavatele o veřejnou zakázku ucházíte třeba potřetí nebo počtvrté. „Stačí, aby zadavatel přidal jeden specifický požadavek, a vaše původní reference bude nepoužitelná,“ upozorňuje advokátka Zdvíhalová.
Všímejte si proto všech nuancí a specifik dané zakázky. „Každá stavba, o kterou se ucházíme, má jiné parametry a od nich se odvíjejí zadávací podmínky. Ty jsou navíc u různých zadavatelů různé, různě se prolínají a často se mění,“ doplňuje specialista na veřejné zakázky skupiny Vinci Construction CS.
Přečtěte si pořádně zadávací dokumentaci včetně příloh a dejte si pozor na skrytá rizika a různé lhůty. „Například si musíte být jisti, že dokážete včas sehnat všechny požadované dokumenty, i když je třeba zadavatel požaduje doložit až před podpisem smlouvy s vítězným uchazečem. V opačném případě vám může hrozit propadnutí kauce,“ popisuje Lenka Zdvíhalová.
Nehrajte si na „Hujera“
Ani přehnaná aktivita ale někdy není namístě – zbavte se tendence zdvojovat doklady nebo přidat dokumenty nad rámec zadávacích podmínek a hodnotících kritérií; to může vést ke zbytečným nejasnostem či rozporům v nabídce.
„Když budete chtít ukázat, že jste dobří i v jiné oblasti nebo že máte navíc další ISO, které zadavatel vůbec nevyžadoval, většinou je to k ničemu, k získání zakázky to nijak nepomůže,“ vzkazuje expertka Advokátní kanceláře Pokorný, Wagner & partneři.
„Výjimkou jsou referenční zakázky, kdy neuškodí přidat něco navíc. Zadavatel například požaduje tři reference o nějaké hodnotě a specifikaci. Dodavatel si říká, že má jednu skvělou, která ale úplně nesedí do požadavků zadavatele, dvě, které jsou v pořádku, a další dvě, které by to měly splňovat také. V tomto případě není důvod nepředložit všechny, protože se zadavatel musí zabývat každou, a pokud některou neuzná, zůstávají na výběr ještě další,“ popisuje Lenka Zdvíhalová.
Nástrahy hodnocení nabídek
Dalším současným trendem v oblasti veřejných zakázek je takzvané multikriteriální hodnocení. Zatímco v minulosti se hodnotilo v podstatě výhradně podle nabídkové ceny, dnes mají větší váhu i další kritéria – zkušenost dodavatele, počet referenčních projektů, zkušenost a vzdělání týmu.
„S řadou těchto kritérií se ale nemohu ztotožnit, protože jsou subjektivní a dá se s nimi do určité míry manipulovat. Například se boduje rozhovor s realizačním týmem, kdy jsou zaměstnancům kladeny otázky a jejich odpovědím se přidělují body,“ kritizuje Miloš Závora.
„Takováto kritéria jsou extrémně náročná i pro zadavatele, protože musí umět precizně popsat, jak bude hodnotit a srovnávat nabídky,“ dodává Lenka Zdvíhalová a připomíná další problém veřejných zakázek, který se vyskytuje zvláště u informačních technologií.
„Někdy zadavatel neumí vymezit, co přesně chce, protože neví, co se na trhu nabízí. Místo aby zvolil například možnost předběžné tržní konzultace, nepopíše dostatečně přesně své požadavky a výsledkem je mnoho sporů a dotazů.“
Vzhledem ke všem nástrahám raději připravujte nabídky v týmech a neopomeňte žádný detail. Nebo se obraťte na experty, náklady se vám po úspěchu v tendru násobně vrátí.
Důležitá je i péče o zaměstnance, kteří mají ve firmách veřejné zakázky na starost, protože bývají často pod velkým tlakem. „Patří k tomu i pravidelná školení. U nás školíme zaměstnance průběžně, ale i nárazově, pokud dojde ke změně legislativy,“ prozrazuje Miloš Závora.
