Nový rok přinesl firmám nové starosti – od ledna totiž nastaly výrazné změny v daňovém režimu zaměstnaneckých benefitů. Jak se v úpravách vyznat? A co udělat pro jejich daňové uznání nebo osvobození? Radí daňová expertka poradenské společnosti BDO Monika Lodrová.
Hlavní novinka: na všechny druhy nepeněžních „volnočasových“ benefitů se nově vztahuje jeden úhrnný roční limit pro osvobození od daně z příjmů, a to ve výši 21 983 korun. Benefity nad tuto částku se už budou muset danit jako příjem a musejí se z nich platit odvody na zdravotní a sociální pojištění. Zásadně se mění i daňový režim nepeněžního příspěvku na stravování, kde se také nově zavádí limit osvobození.
„Zaměstnavatelé aktuálně zvažují související náklady. Pokud nebudou chtít zvyšovat administrativní zátěž se složitým zdaňováním benefitů, sníží je pod limit,“ myslí si Lodrová. Pak firmy stojí před rozhodnutím, jestli budou zaměstnancům snížené benefity kompenzovat jinak.
Důležité je vědět, které benefity jsou nepeněžní, a také rozlišit, kdy jde spíš o plnění, které má zaměstnanci vytvářet lepší pracovní podmínky. Zkrátka není benefit jako benefit.
1) „Volnočasové“ benefity jako nepeněžní plnění
„Volnočasové“ benefity jsou veškeré příspěvky zaměstnavatele na sport (včetně multisportek a permanentek), kulturu a další volnočasové aktivity, i na mateřské školky, pobyty v lázních a podobně.
I pro ně se nově zavedl limit osvobození. „A nadále platí, že osvobození od daně tohoto benefitu lze uplatnit, pouze pokud je poskytován nepeněžně,“ upozorňuje expertka Monika Lodrová.
„To znamená, že zaměstnavatel hradí příslušné služby či zboží někomu třetímu. Jednoznačně nedoporučujeme proplácení účtenek přímo zaměstnanci,“ vysvětluje odbornice BDO, společnosti, která už přes třicet let poskytuje poradenské, auditorské, daňové, právní a účetní služby velkým i menším hráčům českého byznysu.
2) Sportovní vybavení jako plnění na vytváření pracovních podmínek
Do limitu osvobozených „volnočasových“ benefitů se nezapočítávají nepeněžní plnění, která firmy poskytují zaměstnancům na pracovišti primárně proto, aby efektivněji pracovali.
„Typickým příkladem může být sportovní vybavení na pracovišti jako rotoped, fotbálek či stůl na stolní tenis. Zásadní je skutečnost, že je toto vybavení využíváno pouze na pracovišti a poskytováno v rozumné a obvyklé míře,“ uvádí Monika Lodrová.
U obdobných plnění zaměstnanci nic nedaní a pro firmu jde o daňový náklad. „Zaměstnavatelům bych za účelem daňové uznatelnosti doporučila, aby možnost využívat sportovní vybavení v práci zakotvili písemně do vnitřního předpisu spolu s hlavním účelem jeho poskytnutí, tedy efektivnější výkon práce po odreagování,“ doplňuje Lodrová.
3) Akce pořádané zaměstnavatelem
Sportovní odpoledne, teambuilding, vánoční večírek a podobně – účast na nich včetně zkonzumovaného občerstvení jsou osvobozené od daně, a nepočítají se tedy do osvobozeného limitu nepeněžních benefitů.
„Je ale potřeba dát pozor, aby akce byla jen pro omezený okruh účastníků, jako jsou zaměstnanci, jejich rodinní příslušníci či obchodní partneři,“ zdůrazňuje odbornice na daně s tím, že by to firma měla umět finanční správě případně doložit.
Zásadní také je, aby akci skutečně pořádal zaměstnavatel. „Tato podmínka není splněna, pokud zaměstnavatel například poskytne vstupenky do divadla či na hokejový zápas,“ připomíná Lodrová.
A další důležitá podmínka: akce mají být „přiměřené a obvyklé“ v kontextu podnikatelské praxe a v návaznosti na okruh účastníků.
4) Změny ve stravenkách a stravenkovém paušálu
U příspěvku na stravování se dosud z hlediska daní rozlišovalo mezi stravenkami, stravenkovými kartami a levnějším jídlem v jídelně na jedné straně a stravenkovým paušálem ve mzdě na straně druhé.
Rozdíl byl v daňové uznatelnosti pro firmy i v osvobození od daně pro zaměstnance. Od prvního ledna 2024 platí jednotná pravidla: Firmám se budou neomezeně daňově uznávat náklady na obě tyto kategorie, pokud je nárok na tento benefit zakotven písemně v kolektivní smlouvě, vnitřní směrnici či pracovní smlouvě.
Daně zaměstnanci za takový benefit neplatí do limitu 116,20 koruny na směnu či den. Cokoli nad tento limit se už ale u stravenek i stravenkového paušálu danit bude, a to včetně odvodů na sociální a zdravotní pojištění.
A protože nově není z hlediska daní rozdíl mezi stravenkami a peněžitým paušálem, firmy se mohou o vhodné formě benefitu rozhodovat podle jiných kritérií.
„Stravenkový paušál je pro zaměstnavatele administrativně jednodušší, tím pádem i levnější. Pro některé zaměstnance je ale zase příjemné, když mají stravenky nebo stravenkovou kartu jako fyzicky oddělený benefit, než když se jim pouze o tu částku navýší mzda,“ podotýká Lodrová.
5) Pracovní obědy a občerstvení v kanceláři
Samostatnou kategorii nad rámec příspěvku na stravování tvoří pracovní obědy a drobné občerstvení na pracovišti, což jsou jiné situace, kdy jídlo platí zaměstnavatel.
Objevila se totiž obava, aby se do limitu osvobození příspěvku na stravování ve výši 116,20 koruny na den nepočítalo i drobné občerstvení na pracovišti nebo pracovní obědy. „Bylo by absurdní a těžko proveditelné, aby zaměstnavatel sledoval, kdo si v kuchyňce vzal jablko nebo kolik si udělal kávy v kávovaru a zjišťoval jejich obvyklou cenu,“ říká Monika Lodrová.
„Finanční správa potvrdila, že drobné občerstvení spadá do vytváření přiměřených pracovních podmínek, a tím pádem je mimo zmíněný limit. Příkladem jsou ovoce, zelenina, jogurty, zákusky, nápoje a podobně. Pokud se ale na poradu objedná zaměstnancům například pizza, tak už jsme v kategorii plnohodnotného oběda, jehož hodnota by se počítala do osvobozeného limitu příspěvku na stravování,“ vysvětluje.
Obdobný režim platí i pro pracovní obědy. „Zaměstnanec tam totiž jde v rámci plnění pracovních úkolů,“ doplňuje Monika Lodrová. Pokud jde o daně, zaměstnanec nic nedaní ani u občerstvení, ani u pracovního oběda. Pro firmu pak jde o nedaňový náklad.
Expertka ale připomíná, že finanční správa může mít podezření v případech, kdy zaměstnanci chodí na pracovní obědy nepřiměřeně často. „Finanční správa avizovala, že se bude zaměřovat na možné zneužívání osvobozeného režimu. Pokud někteří zaměstnanci na pracovní obědy chodí častěji, doporučovala bych vést si evidenci a zdůvodnění, kdo, kdy a proč na pracovní obědy chodí,“ dodává Monika Lodrová.
Pokud se chcete o vhodném nastavení systému zaměstnaneckých benefitů dozvědět víc, můžete se zeptat Moniky Lodrové osobně na semináři, kde daňoví odborníci BDO poskytnou ucelený přehled o aktuálních změnách. Více ZDE.
