Máme platit zaměstnancům na home officu příplatek za zvýšenou spotřebu toaletního papíru? I s takto kuriózními požadavky se teď potýkají české firmy. Pro řadu z nich je práce z domova novou realitou, na kterou před pandemií nebyly zvyklé.
Zvládnout vše tak, aby spolupráce na dálku klapala po technické, provozní, právní i lidské stránce, je tak pro mnohé podniky náročný úkol. Společně s odborníky jsme proto připravili několik tipů, jak pracovat na dálku bezbolestně a efektivně.
Zvažte, jestli home office skutečně potřebujete
„Až v polovině případů home office firmám nedoporučuji,“ říká spoluzakladatel a výkonný ředitel poradenské společnosti Headim Jiří Vácha. S prosbou převést firmu do online prostředí se na experta na řízení firem obrací stále více podniků. Řada firem ale na spolupráci na dálku není vůbec připravená.
„Home office může fungovat, pokud máte samostatné zaměstnance, kteří dokážou pracovat projektově. Jestliže jsou ale zvyklí na mikromanagement a neustálý dohled šéfa, tak se doma začnou hroutit. To často zažívám u kancelářských pracovníků z výrobních firem,“ popisuje Vácha.
Ne každý má také doma vhodné prostředí pro práci. Například v malém bytě s dětmi se jen těžko dá soustředit na náročné pracovní úkoly. Pro řadu firem je navíc přechod na home office a související nákup technologií nákladná záležitost. „Majitelé firem by měli důkladně zvážit, jestli jim to přinese skutečně víc výhod než komplikací,“ upozorňuje Vácha.
Nastavte si jasná pravidla komunikace
Pokud se firma rozhodne zaměstnance na home office poslat, musí se na práci na dálku připravit po technické stránce. Jen rozdat notebooky přitom nestačí. Zaměstnanci potřebují dobré internetové připojení. Všechny dokumenty by měly být dostupné v cloudu. A firma by měla zavést nástroje pro konferenční hovory a chatování.
„E-mail pro rychlou komunikaci týmu na home officu není vhodný. Pro to jsou lepší nástroje jako Teams nebo Slack,“ říká Matěj Matolín, HR expert, který aktuálně pracuje pro firmy z portfolia venture kapitálového fondu Impulse Venture, kam patří společnosti jako Shoptet či Safetica. A v minulosti působil například ve firmách STRV či Productboard.
Zásadní je podle něj, aby si podniky vybraly jeden hlavní komunikační kanál. A nastavily si jasná pravidla pro jeho používání. Například že každé ráno všichni na jedno místo napíšou, na čem ten den pracují. „Manažeři by neměli vyžadovat, aby zaměstnanci doma byli neustále na příjmu. Ti by ale měli dát vědět, pokud jdou třeba ven se psem, aby ostatní nečekali okamžitou reakci,“ říká Matolín.
Věnujte zvláštní pozornost nováčkům
Ve chvíli, kdy manažeři své zaměstnance nevidí, mají často tendenci se o ně dál nezajímat. Pošlou jim e-mail se zadáním a deadlinem a tím to pro ně končí.
„Platí, že sejde z očí, sejde z mysli. Firmy by proto měly školit své manažery, aby ani na dálku nepouštěli otěže řízení. Mohou si například s každým podřízeným jednou týdně zavolat a probrat, jestli všechno běží, jak má,“ doporučuje Jiří Vácha.
Podle Matěje Matolína je to obzvlášť důležité u nováčků. Pokud zaměstnanec nastoupí do firmy, která ho rovnou pošle na home office, tak jeho zapojení do běžného chodu společnosti může trvat daleko déle.
„Máte-li juniorního zaměstnance, tak potřebujete, aby co nejrychleji nasál atmosféru firmy, pozoroval starší kolegy, zašel s nimi na kafe nebo na oběd, a to najednou nejde. Proto by nováčkům na home officu měli manažeři věnovat zvláštní pozornost,“ upozorňuje Matolín.
Dbejte na wellbeing zaměstnanců
Zvládat práci na dálku lépe z profesního i osobního hlediska mohou zaměstnancům pomoci online workshopy a semináře. Touto cestou se vydala například antivirová společnost Avast, která na home office převedla všech téměř 2000 zaměstnanců, a to minimálně do konce roku.
„Mezi témata workshopů a seminářů patří například vedení týmu na dálku nebo třeba základy fyzioterapie ve vztahu ke kancelářské práci. Máme i semináře pro rodiče z Avastu, kde mohou získat rady a tipy pro distanční výuku a online bezpečnost svých dětí,“ přibližuje Michaela Palatá z týmu, který se stará, aby se i na dálku zaměstnancům Avastu pracovalo dobře.
Pracovníci
firmy mohou také v případě zájmu zdarma využít online nebo
telefonické konzultace s psychologem či koučem. Společnost
zároveň navázala partnerství s poradenským portálem U lékaře,
na který se zaměstnanci a jejich rodinní příslušníci mohou
bezplatně obrátit v případě zdravotních potíží.
Udržujte týmového ducha nepracovními aktivitami
Kromě psychické pohody zaměstnanců je důležité i udržení sociálních vazeb týmu. „Lidé na home officu se nepotkávají v kuchyňce u kávy ani po práci na pivu. Vynahradit jim to firma může třeba uspořádáním společné online lekce jógy nebo virtuálního posezení u skleničky,“ uvádí Matěj Matolín.
O udržení týmového ducha se snaží i společnost Avast. „Využíváme nejrůznější komunikační platformy a naše zaměstnance motivujeme, aby jejich prostřednictvím vedli nejen pracovní, ale také neformální komunikaci. Věříme, že si tak alespoň částečně vynahradí běžný kontakt v kancelářích i mimo ně,“ popisuje Michaela Palatá.
Nezapomínejte hradit zaměstnancům náklady
Firmy by neměly zapomínat ani na právní stránku věci, byť pravidla pro práci z domova nejsou v Česku příliš jasná. „Česká právní úprava home officu je katastrofální. Je napsaná tak, aby bránila zneužívání práce z domova pro manuální činnosti, ale není moc vhodná pro regulaci kancelářské práce,“ říká Tomáš Procházka, který v advokátní kanceláři Eversheds Sutherland vede pracovněprávní tým.
V praxi proto Procházka rozlišuje dva režimy home officu – za odměnu a za trest. Do první kategorie podle něj spadají firmy, které práci na dálku zvolily jako krátkodobé řešení v době pandemie nebo ji zaměstnancům nabízejí jako občasný benefit. V takových případech obvykle pracovníkům stačí firemní počítač a nemají problém podepsat dohodu, že jim společnost nic dalšího nebude kompenzovat.
Druhou kategorii představují společnosti, které zaměstnance na home office převelely trvale a začaly zároveň ubírat místa v kanceláři. „Tam už zaměstnanci nemají na výběr a je potřeba, aby jim firmy kompenzovaly vícenáklady. Může jít o elektřinu, internet či topení. Ale setkal jsem se i s požadavkem na příspěvek na zvýšenou spotřebu toaletního papíru. Co všechno by firmy měly hradit, je v Česku ale stále předmětem diskuse,“ uvádí Procházka.
Půjčte zaměstnancům domů kancelářské vybavení
Dbát by firmy měly i na bezpečnost práce. Správně by zaměstnavatel měl ke každému pracovníkovi domů poslat kontrolu. „To je samozřejmě sci-fi. Proto se to většinou řeší tak, že zaměstnanec prohlásí, že má pracoviště v souladu s bezpečnostními podmínkami,“ popisuje Procházka. A dodává, že pokud dojde doma k pracovnímu úrazu, měl by za něj zaměstnavatel odpovídat a situaci vyšetřit.
Stejně tak by zaměstnavatelé i v případě práce z domova měli řešit i ergonomii pracoviště. Pokud zaměstnanec jednou za měsíc sedí při práci na kuchyňské židli, tak mu to pravděpodobně zdraví nezničí, ale jestliže jde o dlouhodobý home office, měl by mít kvalitní zázemí. Firmy se mohou inspirovat třeba společností Avast, která zaměstnancům nabídla možnost vzít si domů z kanceláře židli, stůl, monitor i další vybavení.
