Jedna z nejbližších spolupracovnic premiéra Petra Fialy, s nímž je profesně spojena už přes deset let. Někdejší tisková mluvčí ODS pracovala jako tajemnice volebního štábu strany a po vítězství ve volbách přijala jmenování novou vedoucí Úřadu vlády.
Je aktivní na Twitteru, respektive síti X, kde upozorňuje na problematiku dodržování lidských práv, záležitosti menšin či nutnost pomoci seniorům a lidem zasaženým chudobou.
Jana Kotalíková má celoživotně blízko k francouzštině: studovala dvojjazyčné francouzsko-české Gymnázium Pierra de Coubertina v Táboře, ve studiu francouzštiny pokračovala v letech 2004 až 2014 na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze v oboru francouzské filologie.
Paralelně s francouzštinou studovala v letech 2004 až 2008 mezinárodní teritoriální studia na Fakultě sociálních věd Univerzity Karlovy v Praze. Již při studiích začala pracovat na Magistrátu hlavního města Prahy, nejprve v letech 2007 až 2008 jako asistentka ředitele kanceláře primátora a následně v letech 2008 až 2014 vedla oddělení protokolu pražského primátora.
Podílela se na přípravách vysoce protokolárních státních návštěv, kulturních i uměleckých eventů. Organizovala přijetí papeže Benedikta XVI. v Praze, dalajlamy nebo tehdejšího prince z Walesu Charlese. Díky svým zkušenostem nejen s diplomatickým protokolem se následně věnovala školení a kurzům etikety.
