Jiný kraj, jiný mrav platí i u pracovních schůzí. A jestli nechcete kvůli kulturnímu nedorozumění ztratit příležitost, nastudujte si průvodce britského BBC. Pokud chcete prezentovat nápad na poradě ve Finsku, na chvíli se odmlčte a nechejte své kolegy, aby o něm chvíli přemýšleli. To ale nezkoušejte třeba v Kanadě, tam to fungovat nebude.
Víc a víc lidí podniká v různých kulturách a kvůli tomu může být každá porada oříšek. Co znamenají dlouhá ticha a vážné tváře v místním kontextu? Je snadné udělat chybu.
Doma jednoznačné gesto může v zahraničí znamenat něco úplně jiného. Zatímco třeba v Evropě a Severní Americe by bylo zvednutí zvonícího telefonu na schůzi známkou neúcty, v Číně je to normální a tamní byznysmeni na porady chodí často s více telefony v rukou.
„Na začátku schůzky máte dvě minuty, během kterých můžete získat, nebo ztratit důvěryhodnost,“ říká Robert Gogel, CEO konzultační firmy Integreon, která se specializuje na zajišťování vnějších zdrojů a na právní služby. Nejlepší je připravit se dopředu, ať nemusíte o kulturních rozdílech tápat v konferenční místnosti. „Přinejmenším musíte rozumět vašim místním zákazníkům.“
Tady je několik doporučení, díky kterým bude vaše příští mezinárodní schůzka méně stresující:
Dodržujte plán
Kde: Německo, Rakousko, Japonsko
Všichni známe schůze, které mají volný nebo žádný program. Nezačínají na čas a začátky se opakují, jak přicházejí noví opozdilci. V těchto zemích to tak ale nechodí. „Japonští uživatelé online platformy pro plánování porad Do.com píšou podrobný program a nahrají ho spolu s potřebnými materiály několik dní před schůzkou,“ říká zakladatel platformy Jason Shah. „Lidé v Japonsku dávají pozor na to, kolik času do konce zbývá a nepřetahují.“
Očekává se, že materiály nastudujete s předstihem. Jestli pečlivě plánovaná schůze překročí přidělený čas, může být vnímaná jako neproduktivní a její účastníci jako neefektivní. Němci a Rakušané mají podobné smýšlení. V USA dobře naplánovaná schůzka, která se přetáhne proti očekávanému času, může být signálem zájmu o téma, ale delší porada v Německu je často chápána tak, že její účastníci nekomunikovali efektivně.
Ať vás ani nenapadne brainstormovat
Kde: Čína, Tchaj-wan, Malajsie, Singapur
Rozebírání tématu může jít proti tradičnímu čínskému zvyku „zachování si tváře“, podle kterého je potřeba vyhýbat se chybám, které by mohly způsobit rozpaky. Smích jako reakce na hloupou odpověď, upozornění na omyl nebo příliš přímá odpověď můžou narušit celou schůzku.
Schůze v některých asijských zemích mají dopředu daný kýžený výsledek bez velkého prostoru pro novoty. Znalost výsledku předejde případným konfrontacím, což může být pro lidi ze západního světa zvláštní přístup. „Někteří účastníci porady se těší na brainstorming, ale v Číně nejsou zvykem,“ vysvětluje Stuart Friedman, zakladatel americké firmy Global Context zaměřené na komunikaci napříč kulturami.
Nenechte se vykolejit rušením
Kde: Itálie, Francie, Španělsko
Když se Pascal Soboll, který žije v Mnichově, setkává s klienty v Itálii nebo Španělsku, už si nebere osobně, když lidé přicházejí na schůzi pozdě. Ředitel designové firmy Daylight Design totiž pochopil, že místo účasti na tříhodinové schůzi jeho kolegové někdy dorazí podle toho, jak se jim to zrovna hodí.
„Lidé tu mění své plány velmi spontánně,“ říká Soboll. „Prostě přicházejí a odcházejí.“ Soboll tak už upravil svá „německá“ očekávání. Nečeká, že stejní lidé budou přítomni celé jeho prezentaci, a tak jim raději usnadňuje jejich svévolné příchody. Ti, kteří zmeškali část prezentace, mohou klást otázky, aby se tak předešlo mezerám v informovanosti.
Jen ne žádné klábosení
Kde: Finsko, Švédsko
Zatímco v Severní Americe můžou být řeči o počasí nebo sportovních výsledcích způsobem, jak se dostat k vážnějším tématům porady, v místech jako Finsko nebo Švédsko není taková „rozcvička“ přijatelná. Tam mohu být témata nesouvisející s poradou vnímaná jako rozptylování a plýtvání časem ostatních.
V některých zemích, třeba ve Finsku, se můžete setkat s dlouhými prodlevami v konverzaci, které mohou vnímat lidé jiných národností jako trapná ticha. Nesnažte se je vyplnit. „V některých částech severní Evropy jsou při byznys setkáních běžné až minutové pauzy rozprostřené v konverzaci,“ říká Friedman. Slouží ke zpracování toho, co druhá osoba říká.
„Když se Američané snaží mermomocí předejít tichu, vede to k tomu, že jim Finové nevěří,“ říká Friedman. „A když se Finové odmlčí, Američané uvažují o tom, jaké výmluvy vymýšlejí.“
Pochopte kulturu zpětné vazby
Kde: Jižní Korea, Německo
Soboll z porad v Soulu ví, jak stěžejní pro pochopení zpětné vazby je porozumět hierarchii lidí, kteří sedí naproti němu u stolu. Pracovně nejmladší členové týmu mluví na úvod a ti, na kterých je finální rozhodnutí, mají slovo zase na konci. Pořadí není jen formalita, díky němu účastníci porady chápou přínos jednotlivců.
Konce německých schůzí jsou vlažné. „Často nemáte šanci poznat, jestli vše proběhlo dobře nebo naopak. Klienti z Německa vám neaplaudují a neskáčou nadšením,“ říká Soboll. „Nikdo vám spontánně neřekne, jak moc se mu líbila vaše práce.“
