Jak dlouho ve vaší firmě trvá schválení faktury? Týden, den, nebo jen pár minut? Řídíte podnik hlavně pomocí excelových tabulek? Nebo vám po kancelářích kolují papíry a v policích straší šanony? Probuďte se, už 22 let jsme v 21. století a konkurence, která nezamrzla v pravěku, je rychlejší, efektivnější, a navíc dost ušetří na nákladech.
„Naším cílem byl pořádek a přehled,“ říká finanční ředitel mezinárodní skupiny očních klinik NeoVize David Jelen. Ta odstartovala proměnu už před sedmi lety, protože se chtěla zbavit chaosu v přijatých fakturách a chtěla usnadnit majiteli dohled nad platbami. Není to nic výjimečného, vždyť podobné otázky řeší už i v menších firmách třeba o pěti zaměstnancích.
Tři minuty místo tří dnů
V NeoVizi teď schvalují faktury během několika minut, k online archivovaným dokumentům mají přístup na dvě kliknutí v aplikaci. A do digitalizace se zamilovali – postupně zavedli systém digitální kanceláře postavený na softwaru české firmy Insio. „Nakonec jsme s kolegy z Insio zavedli i moduly pro personalistiku, tedy evidenci docházky a žádosti o dovolené, intranet, poštovní podatelnu a další,“ popisuje David Jelen.
Na první pohled pouze interní inovace umožňují firmě více soustředit pozornost na péči a služby pacientům. A snížit náklady na provoz.
Insio svůj software firmám poskytuje v jednotlivých modulech, které lze postupně přidávat, a firmu tak digitalizovat v promyšlených krocích. NeoVize díky tomu mohla inovovat v průběhu několika let, vycházet z vlastní strategie a postupně do ekosystému přidávat další procesy – dnes má například automatizovaný zápis faktur napojený na účetní systém pomocí umělé inteligence, která se v reálném čase učí.
Jako byste přesedli z bílé služební fabie do technologiemi nabitého Porsche Taycan. Ale za stejné, nebo dokonce menší peníze. „Předpokládali jsme vysoké náklady na vývoj, IT infrastrukturu a další problémy. Žádná z komplikací se ale nedostavila. Hodně nám záleželo na jednoduchosti porozumění a používání.
Vše je pro každého nastaveno přesně tak, jak je pro něj nejsmysluplnější. Ať už mluvíme o struktuře menu, přednastavených filtrech, nebo možnostech vidět a pracovat se záznamy v různých stavech workflow. Každý uživatel v aplikaci vidí jen to, co je pro něj relevantní a důležité,“ dodává finanční ředitel NeoVize.
Proboha, zbavte se konečně papírů
Digitalizovat se dá jednoduše, bez zásahů do provozu. „I když se o digitalizaci mluví čím dál víc, devadesát procent dokumentů v českých firmách koluje v papírové podobě. Management se často obává, že bude digitalizace příliš náročná. To je ale škoda, protože první krok k digitalizaci se dá udělat snadno, a firma tak okamžitě získá benefity vyplývající z urychlení procesů,“ říká šéf společnosti Insio Michal Šula.
Šéf společnosti Insio Michal Šula a obchodní ředitelka Adriana Kokuňková. | Foto: Luboš Wišniewski
Platforma Insio se vyvíjela více než sedmnáct let a již od počátku se soustředila na komplexní digitalizaci firem. Ukazuje, že pro digitalizaci základních procesů není nutný robustní software ani náročná implementace. „Často od zákazníků slyšíme, že na digitalizaci nemají čas nebo peníze. My odpovídáme: Řekněte nám, co vás trápí nejvíc, a my vám ukážeme, jak digitalizovat rychle a efektivně,“ dodává Adriana Kokuňková, obchodní ředitelka společnosti, jejíž aplikace využívá na padesát tisíc uživatelů v menších i větších firmách v jedenácti zemích Evropy.
Opravdu máte vždy přehled o termínech?
Výrazně efektivnější je díky Insio software i nábytkářský řetězec XXXLutz, který ve svých prodejnách v Česku a na Slovensku nasadil cloudový systém pro správu, evidenci a plánovanou údržbu budov a zařízení. Pokud je na některé pobočce problém, informace se automaticky a bleskově dostane k vedoucímu správy a od něj k technikům.
Není nutné nikomu psát e‐maily, shánět techniky po telefonu. Systém hlídá termíny a online eviduje všechny potřebné dokumenty, manuály i revizní zprávy, ke kterým mají odpovědní lidé okamžitý přístup.
Kolega z budoucnosti, který nikdy nespí
„Nestačí jen držet krok, musíte být před konkurencí, abyste uspěli,“ říká Tomáš Korpáš, ředitel oddělení komplexní správy nemovitostí Engie, která je předním dodavatelem služeb správy nemovitostí na slovenském trhu.
Se systémem Insio dnes Engie řídí řadu firemních procesů včetně zákaznického dispečinku. Rychlost a efektivita je pro servisní firmu rozhodující, a když u zákazníka něco drhne, je potřeba reagovat okamžitě, ať už ve tři hodiny odpoledne, nebo ve dvě ráno. Automatizovaný helpdesk je schopný do značné míry zastat práci dispečera, bezchybně a okamžitě. Poruchy či případné výkyvy okamžitě hlásí, a dokonce hlídá techniky, že problém včas začali řešit.
Engie na základě doporučení analytiků Insio Software postupně digitalizoval i další vnitřní procesy. Sjednotil předchozí systémy, které spolu nekomunikovaly, neuměly sdílet data nebo vyžadovaly různé postupy při ovládání. Insio poskytlo moderní, vzájemně propojený základ, který firmě výrazně pomáhá posunout se k budoucnosti.
