Klára Honzíková je event manažerkou v Socialbakers a jejím hlavním úkolem je pořádat v posledních letech stále oblíbenější a větší Engage, sérii konferencí a workshopů zaměřených na sociální sítě, která nejen mezi lidmi z oboru platí za jednu z nejvíce očekávaných událostí roku. Mají na ní totiž možnost získat know-how od hvězd, které za jiných okolností v Česku vůbec nevystupují.
Říkáte si, že byste s firmou uspořádali event? Dnes to skoro vypadá, že se s nimi roztrhl pytel. Kvalita ovšem nestoupá s kvantitou, a pokud chcete uspořádat událost s přidanou hodnotou, nemůže to být „rychlokvaška“ bez koncepce.
Buď si můžete najmout šikovnou agenturu, která na tom nechá spoustu času, nebo mít event manažera v rámci firmy (což vás s velkou pravděpodobností vyjde i levněji). Pokud chcete akce dělat pořádně a pravidelně, je full time člověk téměř nutností.
Níže uvádím šest základních bodů, které vám při organizování akce pomohou.
Proč?
V první řadě si musíte ujasnit, proč vůbec chcete event pořádat. Chcete upevnit vztahy se stávajícími klienty? Má událost akviziční cíle? Nebo jen chcete poděkovat všem, které máte kolem sebe?
Účel je pro plánování akce naprosto zásadní. V současné době se objevuje mnoho událostí, jejichž hlavním cílem je zisk. Z mého pohledu to nemůže, minimálně z dlouhodobého hlediska, fungovat. Lidé nakonec poznají, že to děláte pro peníze, a dají přednost něčemu jinému.
My děláme Engage v Praze zejména kvůli vzdělávání. Je totiž mnoho workshopů zaměřených na sociální sítě, ale jen tak se vám nenaskytne příležitost nechat se školit od někoho z NASA, Converse a podobně prestižních organizací, které vedou workshopy právě na Engage Prague.
Cílová skupina
Otázka, jež jde ruku v ruce s účelem, zní: Kdo je vaše cílová skupina?
Možná to jsou byznysmeni, kteří ještě čerství přijdou na snídani, dají si networking a na dvanáctou už budou zpátky v kanceláři. Možná naopak vaše publikum snese (a vyžaduje) celodenní program včetně afterparty.
Své cílové skupině poté přizpůsobíte celý harmonogram. Toto určitě nepodceňujte, abyste potenciální zájemce nežádali o účast v době, která pro ně není přirozená.
Komunikace dovnitř firmy
V momentě, kdy si vyjasníte otázku cílové skupiny a její dostupnosti a preferencí, je dobré začít vše komunikovat dovnitř firmy. Všichni by měli vědět, co děláte a proč. Když v Socialbakers pořádáme pražský Engage, pravidelně dáváme vědět, co se chystá, všem našim kolegům po světě.
Nápad na skvělého řečníka může mít kdokoli, proto se snažte informovat opravdu všechny. Zároveň se vyhnete tomu, že vaši kolegové budou překvapeni, když je o něco v souvislosti s akcí požádáte.
Program a web
S probíhajícími diskusemi ve firmě se vám pomalu začne rýsovat program. Přichází na řadu to, proč by vám cílová skupina měla na vaši akci přijít. Slovy klasického byznysu – proč by si zákazník měl váš produkt koupit. A stejně jako při úspěšném prodeji čehokoli platí, že i zde rozhoduje přidaná hodnota.
Většinou je to tak, že event manažer příliš nevidí do obsahových věcí, proto k sobě v tuto chvíli potřebujete například někoho z marketingu, experta na dané téma.
Jakmile vám první řečníci přislíbí účast, měli byste začít chystat funkční web, případně nějakou jednoduchou stránku s registrací. My registrační web zveřejňujeme ve chvíli, kdy máme asi 80 procent řečníků potvrzených, a rovnou začínáme tvořit první obsah.
Logistika a kreativa
Na řadu se dostávají organizační záležitosti. Naši řečníci jsou téměř výhradně ze zahraničí, a proto řešíme letenky, ubytování a jejich program, aby si svou návštěvu Prahy co možná nejvíce užili. Snažíme se o ně starat hezky, ale držíme se pravidla, že peníze do kapsy zásadně nedáváme.
Zároveň přichází doba na to, pozvat do akce produkční agenturu, která se postará o podobu akce v místě konání a může pomoci i s kreativou. Téma se řeší sice už na začátku, ale doporučuji jej nechat trochu „uležet“ a pak předat profesionálům, kteří vše doladí.
Je třeba počítat také s tím, že spousta věcí se bude vyrábět – ať už to jsou trička, tašky apod. Pokud byste se rozhodli pro variantu bez produkční agentury, musíte si veškeré drobnosti a deadliny hlídat sami, což vám přidá další štosy na váš už tak pořádný balík práce.
Propagace
Na pozadí zařizování letenek a dalších produkčních záležitostí běží samotná komunikace směrem ven. Jestli pořádáte akci pro stovky lidí, bez propagace se neobejdete. Hojně se v tomto směru využívají mediální partneři a klasická (dnes tedy nejčastěji internetová) reklama.
Jednou z nejdůležitějších činností v tomto období je komunikace s lidmi, kteří si na událost již koupili vstup. Po registraci by měli samozřejmě obdržet potvrzující e-mail a pár týdnů před akcí byste měli pravidelně posílat novinky a užitečné informace.
A zde poslední věc – nepanikařte, když měsíc před akcí nemáte plno! Většina lidí vše řeší na poslední chvíli, takže očekávejte největší nápor pár dní před startem.
