Tak schválně, kolik mítinků už máte tento týden za sebou a kolik vás jich ještě čeká? Na kolika z nich jste opravdu museli být a které jste mohli s čistým svědomím naopak vynechat? Asi tušíte, kam míříme. Mítinky jsou nutné zlo.
Neříkáme, že se na nich nikdy neřeší nic důležitého, jen že jich většina z nás absolvuje minimálně o polovinu více, než by musela. A neovlivňuje to jen nás, naši pracovní produktivitu a náladu. Odhaduje se, že jen ve Spojených státech vyjdou neefektivní mítinky na 213 miliard dolarů ročně.
Co dělat, aby schůzky byly co nejméně otravné, řešili vědci z Nebraské a Clemsonské univerzity. V rozsáhlé metaanalýze, jež sdružuje články na téma efektivních schůzek poslední dekády, přicházejí s jednoduchými radami, jak z mítinků udělat efektivní pracovní nástroj. Nebo alespoň setkání, které nebude všem zúčastněným proti srsti.
Před mítinkem
Rada č. 1: Svolávejte je, jen když je to nezbytně nutné. Pokud máte pravidelné schůzky například ve středu, ale zrovna se ten týden nic neudálo, nebojte se setkání zrušit.
Rada č. 2: Přizpůsobte jejich délku cílům schůzky. I když Google plánovače většinou automaticky nastavují všechno na hodinu (nebo alespoň na 30 minut), ve většině případů není nutné vidět se tak dlouho. Uvidíte, že čím kratší schůzky budou, tím rychleji se budete muset s druhou stranou nebo s týmem domluvit.
Rada č. 3: Zvěte na mítinky jen ty, kteří mají co říct. A zvažte i to, že čím méně lidí na schůzce bude, tím menší kompromisy budete muset dělat.
Rada č. 4: Stanovte si, co je cílem mítinku. Je to brainstorming nápadů? Řešení problémů? Jakmile totiž budete mít jasně daný cíl, budete vědět, kdy ze schůzky odejít nebo kdy ji rozpustit. Jednoduché, že?
Rada č. 5: Zkontrolujte, zda funguje technika. Pokud využíváte při poradách promítačky, interaktivní tabule nebo třeba speciální software, mějte dopředu ověřené, že fungují. Zbytečné čekání na začátku schůzky akorát všechny otráví.
Během mítinku
Rada č. 1: Dorazte včas a dorazte s jasným cílem – zúčastnit se. Jakmile přijdete na poradu pasivní, nejenže tím ovlivníte náladu ostatních, ale pravděpodobně celé setkání protáhnete.
Rada č. 2: Zdržte se stěžování si a odbíhání k osobním věcem. Jakmile se do toho pustíte, rozpoutáte vlnu podobných reakcí, což celou poradu zdrží.
Rada č. 3: Nepraktikujte multitasking. Vsadíme se, že když jste na nudné poradě, máte tendenci kontrolovat telefon, je to tak? Zkuste se na to ale podívat opačně – možná je porada nudná, protože máte telefon v ruce a protože se jí aktivně neúčastníte.
Po mítinku
Rada č. 1: Zhodnoťte, k čemu mítink byl. Sepište si, co ze schůzky vyplývá, jaké jsou další kroky, které musíte podniknout, a co byste příště na setkání dělali jinak.
Rada č. 2: Ujistěte se, že jste na tom s druhou stranou stejně. Ověřit si to můžete na konci porady nebo třeba po jejím skončení formou rekapitulujícího e-mailu.
