Autor komentáře Petr Herzmann je CEO společnosti Fidoo, která firmám pomáhá s digitalizací dokumentů, ať už jde o účtenky za výdaje zaměstnanců, cesťáky, nebo schvalovací postupy napříč firemní strukturou. Herzmann, jenž se dlouhodobě zaměřuje na efektivní řízení obchodů, projektové řízení a optimalizaci procesů ve společnostech, rovněž spoluvlastní investiční skupinu VIGO Investments, do níž spadá právě i Fidoo.
O tom, že jsou papírové účtenky archaickým přežitkem, se hovoří téměř stejně dlouho jako o digitalizaci samotné. Přesto se řada společností nadále topí v nekonečném papírování, které je zdržuje od jejich podnikání, a navíc je stojí spoustu peněz.
Majitelé firem – i kvůli vlně covidu a spoustě administrativních komplikací, které jim způsobila – chtějí agendu spojenou s placením, dokládáním, ale i cesťáky či vyúčtováním se zaměstnanci co nejvíce automatizovat.
Důvod? Jejich firmy nevznikly proto, aby papírovaly, ale aby provozovaly pekárnu, logistickou firmu nebo vyráběly auta. Snaží se této agendy zbavit a zároveň dostat všechny výdaje pod kontrolu. Zjednodušeně řečeno, chtějí se zbavit „vopruzu“. V cestě k tomu ale stále narážejí na řadu překážek.
První z nich se týká přímo fungování společnosti. Firma se musí na začátku k tomuto kroku vůbec odhodlat. To znamená především schopnost vysvětlit zaměstnancům výhody digitalizace, což může být – obzvlášť u některých konzervativních firemních matadorů – složitější proces.
Tou největší překážkou digitalizace firemních financí ale nadále zůstává veřejný sektor, který by měl v tomto jít příkladem – podobně jako například v často zmiňovaném Estonsku. Celá tamní státní správa je digitální. Digitalizaci a elektronickou komunikaci na všech úrovních podporuje i jejich národní banka.
Jakákoli komunikace s tamní finanční správou je díky tomu jednoduchá a pro firmy je přirozené to, že k tomu využívají aplikace a jsou schopny si navzájem s úřadem dokumenty schvalovat na dálku.
To u nás i přes náznaky, jako je bankovní identita či e-občanka, prozatím chybí. A odráží se to i v nejednoznačném postoji pracovníků jednotlivých finančních úřadů. Ačkoli nyní už se zdá, že se (snad) blýská na lepší časy, stále existují tací, kteří se shánějí po papírových účtenkách založených v šanonech.
Pak nezbývá než pro firmy, které chtějí své finančnictví digitalizovat, stejně vytvořit manuál, který říká, jak tento proces správně udělat, aby vše vyhovovalo legislativě a aby byla zachována auditní stopa. Jak správně vyfotit účtenky, jak zajistit, aby byly čitelné a tak podobně, což je předpoklad k tomu, aby je následně finanční úřad uznal.
Firmy by navíc na svůj místně příslušný úřad měly podat kvalifikovaný dotaz, že právě tímto způsobem chtějí digitalizovat své účetnictví, aby jim úřad oficiálně potvrdil, že takový proces je možný. Takhle si nicméně stát představuje digitalizaci? Vždyť jen samotná nutnost existence takového manuálu nás vrací v čase zpátky.
V našem dennodenním fungování přitom přibývá digitálních řešení jako hub po dešti a každý rok dochází k velkému posunu. A to pochopitelně i díky covidu, kdy jsme najednou potřebovali řešit řadu věcí na dálku a bez kontaktu s lidmi.
Jenže zatímco v soukromém sektoru toto funguje skvěle a zejména pro mladší generaci je nepředstavitelné, že by nevyužívala služby pro online nákupy nebo aplikace na objednávání a doručování jídla, státní správa za tímto trendem trochu zaostává. V zavádění nových technologií není úplně flexibilní. Je nicméně pravdou, že současná vláda musí aktuálně řešit celou řadu jiných agend, jako jsou energetická krize, inflace, deficit státního rozpočtu, válka na Ukrajině a nyní i předsednictví Evropské unii.
Lidé ve firmách jsou tak na jedné straně vystaveni poměrně rychlé digitalizaci v jejich soukromých aktivitách, a na druhé straně vidí, že digitalizace a automatizace státní správy je spíše postupný proces, kde se změny dějí v řádu let. Uvidíme, který z těchto vlivů bude nakonec silnější a jak moc je digitalizace dennodenního života inspiruje začít dělat i věci v práci automaticky.
O skutečné digitalizaci totiž budeme moct hovořit v okamžiku, kdy se digitální řešení stanou součástí našeho každodenního fungování, tak jako už dneska například používání chytrých telefonů nebo internetového a mobilního bankovnictví. To jsou věci, které už velká část populace bere jako samozřejmost. Jde tedy hlavně o mentální změnu, která dle mého názoru nepřijde bez adaptace digitálních řešení do každodenního fungování každého z nás.
