Návrat zpět do kanceláří zažívá řada z nás – jakkoli jsme někteří přijali práci na home officu za nový normál. Jak najednou přeladit a soustředit se v prostředí, kde není klid?
Začněte u sebe: s úklidem pracovního stolu i mentálním rozvržením práce. Ideálním postupem je zavedení úplného minimalismu. A to jak na svou pracovní desku, tak do myšlenek.
„Multitasking nefunguje normálně a v open spacu to platí dvojnásob. Vždy si vyberte pouze jeden konkrétní úkol a tomu se věnujte,“ radí Jan Paulas, šéf kariérního portálu Nelisa.
Jste nespokojení? Řekněte to
Aby se vám v kanceláři dobře pracovalo, musíte se tam cítit příjemně. Pokud vám ale něco nevyhovuje a nedokážete to sami změnit, musíte to říct.
„U nás v týmu jsme se například ptali, jak bychom měli upravit kanceláře, aby měl každý příjemné místo na práci. Výsledkem je, že u společného stolu nesedí víc než čtyři lidé. Každý má svůj roh a vlastní prostor. Je to drobnost, ale pokud pomůže lidem být spokojenější, má smysl,“ dává příklad Filip Mikschik ze StartupJobs.
Schovejte se
Mnoho moderních kanceláří už automaticky počítá s tím, že si zaměstnanci potřebují od ruchu občas odpočinout, a tak jsou různé zašívárny nebo chill zóny dnes již běžnou součástí mnoha otevřených kanceláří.
„Občas je potřeba změnit prostředí nebo polohu. Třeba když chci přepnout kontext například z přípravy rozpočtu k odepisování na e-maily, jdu si od svého stolu sednout do jiné části kanceláře. S novou činností se mi pak začíná o poznání lépe,“ popisuje svůj přístup Filip Mikschik.
Nasaďte si sluchátka
Vadí vám neustále štěbetání kolegů nebo telefonování? Podle Honzy Klusoně z Welcome to the Jungle je právě hluk v open spacu velkou překážkou. Z nedávných výzkumů vyplynulo, že snižuje produktivitu až o 66 procent.
Řešení? „Kvalitní sluchátka vám umožní pracovat ve vlastní bublině. Nejenže sluchátka lidem kolem vás naznačí, že nejste k dispozici, ale při správném výběru playlistu můžete dosáhnout i produktivnějšího pracovního nasazení. Nezapomeňte ale na přestávky, během kterých si řádně odpočinete a třeba i prohodíte pár slov s kolegy,“ vysvětluje Klusoň.
„Osobně mi vyhovují v uších zvuky přírody, jako třeba déšť nebo mořské vlny. Každý si však musí sám zjistit, co mu padne nejlépe,“ doplňuje Jan Paulas. Radí také stanovit si s kolegy pracovní etiku, která vám pomůže dosáhnout vyšší produktivity a omezit nežádoucí vyrušení.
„Například v programátorském open spacu obecně platí, že když nosíte sluchátka, lidé by neměli chodit k vašemu místu, klepat na vás nebo pokřikovat, ale měli by na sebe upozornit pomocí komunikačního kanálu. Kolegovi či kolegyni se sluchátkami napište zprávu, jestli vám může věnovat minutku. Jestli si zprávy nevšimne, znamená to, že je ve focus módu a neměli byste jej rušit,” radá Paulas.
A potvrzuje to i Filip Mikschik: „Často říkám kolegům, že pokud mě vidí u stolu, třeba i se sluchátky na uších, ať se nebojí na mě zamávat a já jim s čímkoli poradím. Pokud mě však nenajdou a jsem schovaný někde na gauči, tak prosím nerušit. Takové jednoduché signály se s kolegy dají velmi snadno nastavit.”
Buďte na sebe přísní
„Přestože vás v kanceláři mohou rozptylovat kolegové, není správné na ně házet veškerou vinu. Možná chybí sebekázeň i vám. Naplánujte si pracovní den tak, abyste v něm měli vymezený čas na práci a zvláštní čas na zodpovídání e-mailů,“ nabádá Honza Klusoň.
„Nesnažte se tyto dvě činnosti propojovat – lidskému mozku trvá více než dvacet minut, než se začne po vyrušení znovu soustředit. Vypněte veškerá upozornění a ponořte se do práce,“ doporučuje.
Pravidelné přestávky
I když sebekázeň patří do základní kancelářské výbavy, někdy je potřeba prostě na chvíli vypnout. „Po kanceláři máme strategicky rozmístěné gauče a je běžné potkat kolegu, který si po obědě jde dát dvacet,“ popisuje Mikschik.
„Občas se zase rozproudí vášnivá debata, do které se postupně zapojí všichni, a o efektivní práci či soustředění nemůže být ani řeč. Obojí je v pořádku – ne nadarmo se říká, že velmi podstatná část komunikace probíhá kolem kávovaru. Občas mám chuť takové zábavné vložky eliminovat, ale dneska už vím, že debata relativně rychle utichne a jde se zpátky pracovat,” konstatuje.
Nezapomeňte větrat
Mnoho open space kanceláří nemá jednoduše vyřešené otevírání oken, většinou do nich vzduch proudí skrze klimatizaci. „Studie se shodují, že při vysoké koncentraci oxidu uhličitého v místnosti může mozek fungovat až o dvacet procent hůře a může způsobovat bolesti hlavy a zrychlený tep,“ upozorňuje Jan Paulas a hned nabízí řešení.
„Monitor oxidu uhličitého vám připomene vyvětrat za vás. Měří také teplotu a vlhkost vzduchu a zvukovým signálem vás upozorní, když je v místnosti něco v nepořádku,“ přibližuje výhody přístroje.
Naučte se říkat ne
V open space kanceláři si spolupracovníci rádi povídají. Pokud se však chcete soustředit, je důležité se tomuto nešvaru bránit. „Odpovědi kolegům jako ‚Teď ne‘ nebo ‚Můžeme to probrat později, potřebuji se soustředit‘ jsou klíčem k udržení pozornosti. Samozřejmě se to lehce říká a hůře v praxi dělá. Ve chvíli, kdy se to naučíte, zjistíte, jak vaše produktivita roste,“ popisuje Jan Paulas.
Upravte si pracovní dobu
A když odříkání nezabere? Zkuste se domluvit s vedením na upravení pracovní doby. Ideálně tehdy, pokud máte do budovy neomezený přístup a čas vám neurčují nadřízení, obor nebo rodina.
„Lze třeba docílit toho, že do práce budete chodit v časech, kdy je kancelář nejklidnější. V brzkých ranních hodinách a pozdějších odpoledních jsou totiž kanceláře většinou nejprázdnější. Vy se pak v naprostém klidu budete moct soustředit i na ty nejnáročnější úkoly,“ povzbuzuje Honza Klusoň.
