Přiznejme si to. Většina e-mailů, které dostáváme, jsou totální blbosti. Když odešlete několik vět kolegovi, šéfovi nebo manažerovi, kterého chcete přetáhnout do své firmy, je pravděpodobné, že přistane někde mezi žádostmi o půjčky, nabídkou na koupi Viagry a animovanými gify se zvířátky.
Jak dosáhnout toho, aby si adresát vaší zprávy všiml a – co je ještě důležitější – dokonce si ji i přečetl? Vciťte se pokaždé do adresátovy kůže a odpovězte si před odesláním na těchto pět otázek.
1. Proč bych si to měl otevřít?
To nejdůležitější, co rozhoduje, zda budu váš e-mail ignorovat nebo se na něj rozhodnu reagovat, je jeho předmět. Musí být jasný, konkrétní, ať váš příjemce přesně ví, co od zprávy očekávat. Když se chcete dočkat odpovědi od kolegy do úterý, nesmí se to dozvědět v posledním řádku. Místo „Ahoj“ případně „Musíme si promluvit“, nazvěte e-mail „Odpověď do úterý: Poznámky z dnešní porady“.
Pokud se ucházíte o práci, použijte rovnou v předmětu zprávy klíčová slova jako název pozice a nechte vyniknout své zkušenosti. Napsat „Správce databází se 4 letou zkušeností“ je krátký a jasný způsob, jak se co nejlépe propagovat.
2. Odkud vás znám?
Když píšete někomu poprvé – například personálnímu manažerovi své vysněné firmy nebo někomu, koho jste slyšel přednášet na akci, ale nikdy se s ním nesetkal – budete chtít navázat vztah tak rychle, jak je to jen možné. Například dřív než jsem napsal stručnou odpověď na inzerát firmy nabízející pozici, zjistil jsem si, že její zakladatel i já jsme chodili do stejné školy. Napsal jsem „Spolužáci z Yale“ jak do předmětu, tak jsem to zmínil v těle mailu. A odpověď jsem dostal do 48 hodin, i s termínem pohovoru.
Najděte a využijte cokoli, aby příjemci věděli, že jste s nimi spojení – školy, společné přátele či zájmy, profesní sdružení atd. Nebo pokud pracujete ve velké společnosti a máte kontaktovat jednatele, kterého jste kdysi potkali, stačí rychlá připomínka pro osvěžení paměti, kdy a kde jste jste se naposledy mohli vidět.
3. Co potřebujete?
Tenhle bod je nejdůležitější. To je důvod, proč píšete. Takže teď je čas na obsáhlé vysvětlení? Ještě ne!
Snažte se být jasný a přesvědčivý v jedné nebo dvou větách. Zvláště pracovní e-maily berte jako stručný úvodní kontakt, který by měl v dalších krocích přerůst v živou konverzaci po telefonu nebo osobně na schůzce.
To platí zejména pro oficiální e-maily, které příjemce neočekává. Pokud žádáte o schůzku u kávy, buďte konkrétní, ale ponechat prostor pro zvědavost. Napište například: „Rád bych se s vámi podělil o své znalosti z oblasti content marketingu a dozvěděl se, jak mohu přispět k vašim aktuálním projektům.“ Pamatujte si, že zaměstnaní lidé nestojí o to, abyste „vysál“ jejich znalosti, ale ocení, když se něco nového dozvědí.
4. Co z toho budu mít?
Představte si e-mail jako obchodní transakci: Co díky němu příjemce získá? A čím je prospěšný vám? V práci se všichni snažíme o uznání od kolegů, nadřízených a zákazníků. Pomůže v tomhle bodě váš e-mail nějak adresátovi?
Buďte konkrétnější a vyvarujte se nicneříkajících frází jako „Mohu být přínosem pro váš tým“, „díky čemuž budete prezentovat vaše nápady jasněji“ nebo dokonce „zpětná vazba od zákazníků ukazuje, že hledají řešení, jako jsou tato“.
5. Oceníte, když se vám budu věnovat?
V záplavě tolika neosobních e-mailů, které dorazí do našich schránek každý den, vyniknete tím, že ukážete trochu lidskosti. Ať už píšete kolegovi nebo komukoli neznámému, žádáte o jeho čas, aby se nad vaši zprávou zamyslel. Ukažte, že si toho ceníte a děkujte, upřímně a často (uzavřít prosbu rozloučením “S pozdravem” je víc než matoucí). Trocha etikety zkrátí cestu k získání odpovědi, na kterou čekáte.
Vytiskněte si tyto otázky a pověste na nepřehlédnutelné místo. A před odesláním každého mailu si na ně odpovězte. Nejen, že se naučíte psát e-maily, ale časem budete opravdu dobrý v každé profesní komunikaci.
Autorem článku je kariérní poradce a kouč Adrian J. Hopkins
