Práce z domova měla být nový normál, realita je však jiná. Čím dál více firem dnes povolává své zaměstnance zpátky do kanceláří. Mají na to právo?

Zatímco některé korporace umožňují takzvaný home office alespoň po část týdne, jiné se vůči práci na dálku tvrdě vymezují a svým pracovníkům nabízejí pouze dvě varianty: vrátit se do kanceláře, nebo si najít práci jinde.

To vše se navíc děje v době, kdy se česká legislativa přizpůsobuje realitě. Od října nabyla účinnosti novela zákoníku práce, která se mimo jiné poprvé obšírněji otázkou práce na dálku zabývá.

„Předchozí úprava se otázky home officů dotýkala jen velmi stručně, v jednom paragrafu,“ vysvětluje advokátka a specialistka na pracovní právo Veronika Plešková.

Zákonná úprava nově umožňuje práci z domova, některým dokonce přisuzuje na home office právo. Novela navíc zahrnuje pravidla, podle kterých musejí firmy v určitých případech svým zaměstnancům pracujícím z domova hradit výdaje, které tím zaměstnanci vzniknou, například za elektřinu nebo vytápění bytu.

Náklady může firma zaměstnanci proplácet buď v reálné výši, nebo paušální částkou ve výši 4,60 koruny za hodinu odvedené práce. Částka představuje součet všech paušálních náhrad konkrétních výdajů jako přívod vody nebo zmiňované vytápění.

„Náhrada nákladů formou paušalizované částky je to, po čem odborná veřejnost i praxe volaly již dlouho, a co doposud nebylo možné bez zatížení odvody,“ říká Plešková.

Advokátka v rozhovoru přibližuje, jak přesně novela ovlivní práci z domova, kdy na práci z domova vzniká nárok a jestli může firma propustit zaměstnance proto, že se odmítne vrátit do kanceláře.

Na jedné straně jsou zaměstnanci, kteří chtějí pracovat co nejvíce z domu, na té druhé stojí zaměstnavatelé, kteří svoje lidi potřebují v kancelářích. Na čí straně stojí novela?

Nová úprava je z mého pohledu rozumný kompromis. Zvlášť chráněné skupiny zaměstnanců mají právo o práci z domova požádat, zaměstnavatelům je však ponechána možnost zohlednit provozní a jiné potřeby ve větším rozsahu, než jak byl home office navrhován v dřívějších verzích. Zákoník práce je již tak pro zaměstnavatele značně svazující.

Vzniká na práci z domova nárok?

Pořád platí, že o místě výkonu práce rozhoduje zaměstnavatel v mezích toho, co bylo sjednáno v pracovní smlouvě. Tedy i o umožnění práce z domova.

Dochází nicméně k posílení práva na práci z domova pro vybrané skupiny zaměstnanců, konkrétně rodiče pečující o děti do devíti let věku a – velmi zjednodušeně řečeno – zaměstnance pečující o zdravotně závislou osobu. Přesto se nejedná o nárok.

Jak to?

Zaměstnavatel může žádost takových zaměstnanců odmítnout, jen ji musí bezodkladně písemně odůvodnit. Při svém rozhodování musí dbát na zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace. Samozřejmě až praxe (a rozhodovací praxe soudů) ukáže, zda odmítnutí bude pro zaměstnavatele skutečně tak jednoduché.

Vydání Forbesu Poslouchej!

Svým klientům, tedy zaměstnavatelům, doporučuji, aby vždy zvážili a uvedli všechny důvody, včetně vážných provozních důvodů. Aby jejich rozhodnutí bylo skutečně dobře odůvodněné a nebylo jen na principu „já [nadřízený/zaměstnavatel] to prostě nechci“.

Jak byla práce z domova upravená doteď? 

Velmi stručně v jednom paragrafu. Na jeho základě spousta zaměstnavatelů nabyla dojmu, a nutno podotknout, že nesprávného, že home office je možný, jen pokud si pracovní dobu bude rozvrhovat sám zaměstnanec. To se mnohým z různých důvodů nelíbilo.

Již před novelou však bylo právně možné nastavit z hlediska pracovní doby stejný režim, jaký měli zaměstnanci v prostorách zaměstnavatele. Mělo to však jiné dopady.

Jaké?

Především musel zaměstnavatel o to pečlivěji dbát na rozvrhování pracovní doby a kontrolu výsledků práce, aby nedocházelo k nevyžadovaným přesčasům nebo práci v noci. Ta má totiž při dlouhodobějším výkonu dopad nejen do práva zaměstnance na příplatek, ale také do pracovnělékařských prohlídek.

Podobně problematické byly kompenzace za zvýšené náklady nebo používání vlastního vybavení při práci z domova. V důsledku chybějící výslovné právní úpravy a ve světle stanoviska daňových úřadů existovaly jen tři možnosti, jak zaměstnavatelé mohli postupovat.

V době covidové se home office řešil hodně punkově.

První bylo požadovat vyčíslení a doložení přesných nákladů, které zaměstnanci při práci z domova vznikly, což je v praxi nereálné a nesmyslně nákladné; druhou poskytovat mix vybavení a paušalizované kompenzace, která se však chovala jako mzda (tedy včetně daní a odvodů), nebo mohli vše ignorovat a nic nevyplácet, což by za určitých okolností mohlo být posouzeno jako nedovolené přenášení nákladů na zaměstnance a vystavení se mimo jiné riziku postihu ze strany inspektorátu práce.

Vlastní kapitolou byla – a bohužel zůstává – oblast BOZP, tedy bezpečnosti práce, nebo otázka zajištění ochrany dat, která leží plně na bedrech zaměstnavatele.

Jak tyto situace řešily firmy prakticky?

Z mé zkušenosti se home office do doby pandemie využíval jen jako občasný benefit pro zaměstnance tam, kde to jejich role umožňovala – dovezou mi ledničku, nechci si brát dovolenou, nebo mám nemocné dítě, ale projekt běží, a podobné případy. Do pracovních smluv a sjednaného místa výkonu práce se tak většinou nezasahovalo.

V době covidové se vše řešilo hodně punkově, lidé se houfně posílali domů a až následně se často uvažovalo, jak zachovat chod provozu, například asistentky musely tu a tam do kanceláře dojít, aby roztřídily papírovou poštu. Samozřejmě jiná situace byla v provozech, kde je osobní přítomnost nenahraditelná, tedy ve výrobních společnostech, logistických službách a podobně. 

Firmy to neřešily? 

Obezřetnější zaměstnavatelé se na mě obraceli již tehdy a řešili jsme nastavení dohod o práci z domova, jak se vypořádat s BOZP a dalšími výše nastíněnými úskalími. V těchto případech jsme sjednávali další místo výkonu práce, což se týkalo zaměstnanců pracujících například v Praze, ale žijících mimo ni.

Současně bylo potřeba ohlídat správný postup i z pohledu imigračního, protože změna místa výkonu práce může za určitých okolností vyžadovat celou řadu dalších notifikačních povinností vůči imigračním úřadům, které je nezbytné splnit předem.

Když mluvíme o té praxi – požadují firmy opravdu čím dál víc, ať se lidé vrátí do kanceláří?

Převážně ano, a to už delší dobu. Důvody bývají víceré, počínaje těžším budováním týmů a předáváním firemní kultury přes sdílení know-how, využití osiřelých pronajímaných kancelářských prostor až po výkonnost zaměstnanců.

Například nedávno jsme u jednoho klienta řešili manažera, který zcela přestal fungovat – online schůzky rušil či přesouval na poslední chvíli nebo až ex post, na offline schůzky se nedostavoval s výmluvami na dopravu/náhlé indispozice dětí…

Ačkoli mu společnost opakovaně nabízela odbornou pomoc, nikdy jí nevyužil. Nakonec se museli rozloučit, protože další spolupráce s takovým nastavením možná prostě nebyla.

Jak se firmy snaží zaměstnance k návratu motivovat?

Na dobrou kávu? (smích) Teď vážně: moji klienti toto řeší různě, převážně však trvají na návratu do kanceláří alespoň v hybridním modelu tři dny v kanceláři, dva dny z domova.

Home office je umožňován v zásadě již jen jako benefit a uzavírají tak dohody, podle které zaměstnanec nebude mít nárok na náhradu souvisejících výdajů. Z mé zkušenosti se jedná o jediné skutečně efektivní řešení.

Zmiňujete hybridní režimy, i s nimi zákon počítá?

Určitě toto možné je a drtivá většina mých klientů tento model upřednostňuje. V praxi jim doporučuji sjednat dvě místa výkonu práce, případně více, například v typických případech, kdy zaměstnanec pracuje v Praze, ale bydliště má v Benešově.

O tom, odkud kdy bude zaměstnanec vykonávat práci, pak rozhodnout v jednostranném písemném rozhodnutí, prakticky postačí jen řádně doručený e-mail. Hybridní režim může být zavedený také na obecnější bázi ve vnitřním předpisu, například zmíněné pravidlo „tři plus dva“ po odsouhlasení s manažerem.

Pro případné změny v takto zajetých pravidlech doporučuji zachovat rozumný předstih, aby se minimalizovala nedorozumění, v konečném důsledku to není boj o to, na čí straně je zrovna právo, ale o dosažení cílů.

Také je potřeba pamatovat, že zatímco cesta do zaměstnání a zpět se nezahrnuje do pracovní doby a zaměstnanec nemá nárok na žádnou kompenzaci od zaměstnavatele, jiná situace nastane při „děleném home officu“, tedy půl dne z domova, půl dne z kanceláře.

Ve většině případů zaměstnavatel opravdu může nařídit návrat do kanceláře a pohrozit ukončením pracovního poměru.

Ve druhém případě se bude zpravidla jednat o přesun mezi dvěma místy výkonu práce, což má za následek přesný opak než cesta do/ze zaměstnání.

Co případy, kolem kterých se v posledních měsících vede velká diskuse – tedy firma mi z ničeho nic nařídila vrátit se do kanceláře, jinak se mnou ukončí pracovní poměr?

Ve většině případů to zaměstnavatel opravdu může udělat, ale bude záležet na nastavení dokumentace, samotného home officu a počtu incidentů. Pokud budou tyto předpoklady naplněny, výpověď by firma mohla zaměstnanci dát z důvodu podle § 52 písm. g) zákoníku práce, tedy porušení jeho povinnosti.

Jak tedy dokumentaci nastavit?

Vždy je potřeba zamyslet se nad provozními potřebami dané společnosti a jejich optikou připravit potřebné dokumenty. Standardní sadou je dohoda o práci z domova a vnitřní předpis, popř. jednostranné rozhodnutí zaměstnavatele. Dohodu doporučuji omezit na nezbytné minimum, aby si zaměstnavatelé zbytečně nesvazovali ruce.

Pokud se bavíme o rozvržení, odkud má zaměstnanec pracovat, a postihu za nerespektování nastavených pravidel, opět to bude individuální. Značně jednodušší bude pro zaměstnavatele situace, pokud bude stanoven pevný rozvrh míst výkonu práce a zaměstnanec jej nebude dodržovat.

Naopak složitější pozici bude mít, pokud zaměstnanec musí naplnit nějaký počet dnů na pracovišti, ale nebude jednoznačně nastaveno sledované období. Zaměstnanec tak může argumentovat, že tyto dny dožene například ve druhé části měsíce/kvartálu.